Pengertian Arsip – Fungsi, Jenis, Prosedur Dan Sistem Penyimpanannya Lengkap

Posted on

Pengertian Arsip – Fungsi, Jenis, Prosedur Dan Sistem Penyimpanannya Lengkap

Sistem Penyimpanan Arsip – Arsip adalah catatan dalam bentuk warkat atau record yang ditulis, dicetak atau diketik dalam bentuk huruf, angka dan gambar, yang memiliki makna dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam komunikasi dan informasi yang terekam di kertas (kartu, formulir) Kertas film (slide, film-strip, makro film) komputer, pita tape, piringan, rekaman, disket, kertas photocopy dan lain sebagainya.

Seiring dengan berkembangnya waktu, kemajuan alat data dan juga informasi sudah sampai di era komputerisasi, sehingga arsip bisa direkam di kertas film celluloid dan media komputer (disket, pita magnetik dan lain sebagainya).

Berdasarkan Undang-Undang No.7 tahun 1971, Depkes menyatakan pengertian arsip yaitu :

  • Naskah yang dibuat serta diterima oleh lembaga dan badan pemerintah yang berupa corak apa saja, baik tunggal maupun kelompok dalam rangka melaksanakan kegiatan pemerintah.
  • Naskah yang telah dibuat serta diterima badan swasta/perorangan, berupa cara apa saja, baik tunggal atau kelompok dalam menjalankan kehidupan kebangsaan.

Fungsi Arsip

Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 fungsi arsip dibagi menjadi dua yakni fungsi dinamis dan fungsi statis. Sedangkan menurut Drs. Anhar Fungsi Arsip yaitu :

  • Merupakan alat penyimpanan warkat
  • Merupakan alat bantuan perpustakaan
  • Penyimapan warkat-warkat kepada keputusan yang sudah diambil
  • Kearsipan artinya menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting tetang kemajuan perusahaan.
Baca Juga :   Jurnal Umum : Pengertian, Tujuan, Prinsip Dasar, Fungsi, Bentuk, Manfaat Dan Contohnya Lengkap

Jenis-Jenis Arsip

Dilihat dari sudut hukum dan perundang-undangan Depkes No. 43 tahun 1971 ada dua jenis arsip diantaranya yaitu :

Arsip Otentik

Adalah arsip yang di bagian atasnya terdapat tanda tangan asli yang bukan fotocopy atau film, yang menjadi tanda sah dari isi arsip yang terkait, arsip ini bisa dipakai sebagai bukti hukum yang sah.

Arsip Tidak Otentik

Adalah arsip yang di bagian atasnya tak ada tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini bisa dalam bentuk fotokopi, film, mikrofilm, jenis keluaran (output atau print out komputer) dan media komputer misalnya disket dan sebagainya.

Prosedur Penyimpanan Arsip

Adalah langkah pekerjaan yang dijalankan berkaitan dengan disimpannya warkat. Ada dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses (file pending) dan penyimapan warkat yang sudah di proses (file tetap). Berikut penjelasannya :

Penyimpanan Sementara (file pending)

Adalah file yang digunakan untuk menyimpan sementara sebelum warkat selesai diproses.  File ini terdiri atas map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal yang mencakup 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map berikutnya dan 31 map bulan berikutnya.

Pergantian bulan ditampilkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang ditunda sampai waktu tertentu misalnya bisa dimasukkan dalam map dibawah bulan dan tanggal yang diinginkan. Setelah selesai diproses baru kemudian warkat dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending seringkali ditempatkan di salah satu laci atau lemari arsip (filling cabinet) yang digunakan.

Penyimpanan Tetap (File Permanen)

Secara umum kantor tidak memerhatikan prosedur atau langkah demi langkah penyimpanan warkat. Dengan pengalaman yang menunjukkan banyak dokumen warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedangkan apabila telah sampai pada penyimpanannya, kecepatan dalam menemukan dokumen itu menjadi lebih penting. Kecepatan ini tergantung pada sistem yang digunakan, peralatan serta petugas filling.

Baca Juga :   Perbedaan Statistik dan Statistika Lengkap

Sistem Penyimpanan Arsip

Adalah sistem yang diaplikasikan pada penyimpanan warkat agar lebih mudah dalam pengerjaan penyimpanan dapat dibuat dan ditemukan, warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bila warkat dibutuhkan di waktu tertentu.

Prinsip pada sistem penyimpanannya yaitu menyimpan menurut kata tingkat dari warkat yang disimpan baik dalam bentuk huruf/angka yang ditata dengan urutan tertentu. Ada dua jenis urutan yaitu urutan abjad dan angka. Sistem penyimpanan abjad adalah sistem yang sering disebut dengan sistem abjad, sistem geografis dan sistem subjek. Dan sistem penyimpanan angka adalah urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik.

Sistem penyimpanan yang bisa digunakan sebagai sistem penyimpanan yang standar yakni sistem abjad, sistem numerik sistem geografis dan sistem subjek. (Amsyah, 2008:71).

Itulah pembahasan artikel tentang Sistem Penyimpanan Arsip yang dilengkapi dengan fungsi, jenis, dan prosedurnya. Semoga artikel ini mudah dipahami dan bermanfaat bagi anda semua.

Baca Juga :